Сколько стоит ручное заполнение путевых листов

Из чего состоит ручная работа с путевым листом

Формирование путевого листа — это не одно действие.

Даже если сама форма заполняется за несколько минут, перед этим сотруднику требуется собрать исходные сведения.

В зависимости от процесса это могут быть:

• данные транспортного средства;
• государственный номер;
• экипаж;
• смена;
• дата;
• маршрут;
• время выхода;
• время возврата;
• задания;
• пробег;
• показания одометра;
• медицинский осмотр;
• технический осмотр;
• сведения о топливе;
• простои;
• дополнительные показатели.

После заполнения документ может проходить проверку, корректировку, печать, подписание и включение в реестр.

Поэтому полный расчёт состоит из нескольких групп операций.

Базовая стоимость заполнения

Для первичного расчёта используются три показателя.

N — количество путевых листов в месяц.

T — среднее время обработки одного путевого листа в минутах.

C — стоимость одной минуты работы сотрудника.

Формула:

N × T × C

Если стоимость сотрудника известна за час, цена минуты рассчитывается как:

стоимость часа / 60

Пример расчёта

Компания оформляет 800 путевых листов в месяц.

Среднее время заполнения одного документа — 10 минут.

Полная стоимость рабочего часа сотрудника — 600 рублей.

Стоимость минуты:

600 / 60 = 10 рублей

Базовые месячные трудозатраты:

800 × 10 × 10 = 80 000 рублей

Годовые:

80 000 × 12 = 960 000 рублей

Это пример расчётной модели, а не норматив или среднее значение по рынку.

Для фактической оценки используются показатели конкретного предприятия.

Как определить время на один путевой лист

Среднее время лучше рассчитывать на реальной выборке документов.

Отдельно могут измеряться:

• простой путевой лист;
• путевой лист с несколькими заданиями;
• документ со сложным маршрутом;
• документ с простоем;
• документ с топливным блоком;
• документ, который потребовал исправления.

После измерения нескольких десятков операций определяется среднее значение или несколько категорий сложности.

Так расчёт учитывает фактический процесс, а не предполагаемую скорость работы.

Почему время заполнения отличается

Два путевых листа могут требовать разного объёма обработки.

Например, смена одной машины на одном участке может содержать минимальное количество переменных.

Другой документ может включать:

• несколько участков маршрута;
• несколько рейсов;
• несколько заданий;
• простой;
• поломку;
• дозаправку;
• изменение экипажа;
• фактические отклонения от плана.

Поэтому для крупного парка целесообразно разделять документы по типам.

Стоимость поиска исходных данных

Время заполнения часто считается только с момента открытия формы.

Однако сотрудник может до этого искать сведения в других источниках.

Например:

• номер заказа — в таблице;
• технику — в заявке;
• водителя — в переписке;
• маршрут — в сообщении диспетчера;
• время — в отчёте;
• простой — по звонку с объекта;
• топливо — в отдельном журнале.

Это также часть стоимости ручного процесса.

Если поиск занимает в среднем три минуты, они должны учитываться в общем времени обработки.

Формула тогда меняется:

N × (время поиска + время заполнения) × C

Повторный ввод данных

Отдельная категория затрат возникает, когда одна и та же информация уже была введена раньше.

Например, при создании заявки уже известны:

• объект;
• техника;
• плановое время;
• маршрут;
• задания.

При подтверждении заказа становится известен экипаж.

После выполнения добавляются фактические данные.

Если путевой лист заполняется в независимой системе, сотрудник снова переносит уже существующие сведения.

Такой ввод не создаёт новую информацию.

Он выполняет функцию ручной синхронизации между двумя источниками.

Стоимость проверки

Во многих компаниях заполненный путевой лист дополнительно проверяет другой сотрудник.

Проверка может включать:

• соответствие заявки;
• корректность техники;
• экипаж;
• часы;
• пробег;
• простои;
• топливо;
• расчёт итогового объёма.

Если на один документ проверяющий тратит V минут, появляется отдельная формула:

N × V × стоимость минуты проверяющего

Эта сумма прибавляется к стоимости первичного заполнения.

Исправления

Ручная обработка создаёт отдельную стоимость ошибок.

Для расчёта требуются:

E — доля документов с исправлениями;

R — среднее время одного исправления;

C — стоимость минуты соответствующего сотрудника.

Формула:

N × E × R × C

Если из 800 документов 5% требуют исправления:

800 × 5% = 40 документов

При 15 минутах на исправление и стоимости минуты 10 рублей:

40 × 15 × 10 = 6 000 рублей в месяц

Расчёт показывает только рабочее время и не включает возможные последствия ошибки для расчётов с контрагентами.

Почему исправление может занимать больше времени, чем заполнение

Ошибка сначала должна быть обнаружена.

После этого требуется определить правильное значение.

Источником могут быть:

• заявка;
• заказ;
• диспетчер;
• водитель;
• Подрядчик;
• объект;
• отдельный журнал.

После получения факта документ корректируется и повторно проходит проверку.

Поэтому трудозатраты на исправление часто включают не только работу с самой формой, но и поиск подтверждающей информации.

Реестр путевых листов

После обработки отдельных ПЛ компании часто формируют реестр.

При ручной модели информация повторно переносится в сводную таблицу.

Это создаёт ещё один слой операций:

• определить период;
• найти нужные документы;
• перенести реквизиты;
• сверить строки;
• проверить контрагентов;
• проверить технику;
• рассчитать или сверить итоговые данные.

Для расчёта используется:

количество часов на реестры × стоимость рабочего часа

Если на формирование и проверку реестров уходит 20 часов в месяц при стоимости часа 600 рублей:

20 × 600 = 12 000 рублей в месяц

Общая формула

Полная упрощённая модель может выглядеть так:

Стоимость ручного процесса = заполнение + проверка + исправления + реестры

Где:

Заполнение = N × T × C

Проверка = N × V × Cv

Исправления = N × E × R × Cr

Реестры = H × Ch

Здесь:

• N — количество ПЛ;
• T — минуты заполнения;
• C — стоимость минуты сотрудника;
• V — минуты проверки;
• Cv — стоимость минуты проверяющего;
• E — доля исправлений;
• R — минуты исправления;
• Cr — стоимость минуты сотрудника, выполняющего корректировку;
• H — часы работы с реестрами;
• Ch — стоимость часа.

Пример полного расчёта

Исходные данные:

• 800 ПЛ в месяц;
• 10 минут первичного заполнения;
• 10 ₽ за минуту;
• 3 минуты проверки;
• проверяющий также стоит 10 ₽ за минуту;
• 5% документов требуют исправления;
• одно исправление занимает 15 минут;
• 20 часов в месяц требуется на реестры;
• стоимость часа — 600 ₽.

Первичное заполнение

800 × 10 × 10 = 80 000 ₽

Проверка

800 × 3 × 10 = 24 000 ₽

Исправления

800 × 0,05 × 15 × 10 = 6 000 ₽

Реестры

20 × 600 = 12 000 ₽

Общая стоимость

80 000 + 24 000 + 6 000 + 12 000 = 122 000 ₽ в месяц

В год:

1 464 000 ₽

Расчёт демонстрационный. Он показывает структуру затрат, а не предполагаемую стоимость ручной работы для конкретной компании.

Что ещё можно учитывать

Более детальная модель может включать дополнительные операции:

• поиск потерянных документов;
• сканирование;
• печать;
• хранение бумажного архива;
• передачу документов между площадками компании;
• повторное подписание;
• сверку с Подрядчиком;
• внесение данных в бухгалтерскую систему;
• восстановление информации по спорным сменам.

Эти расходы зависят от внутреннего процесса и не всегда требуется включать в базовый калькулятор.

Для первичной оценки обычно достаточно трудозатрат на формирование, проверку, исправление и реестр.

Какие данные путевого листа ведутся в StillDoc

Редактор путевого листа StillDoc содержит:

• номер;
• дату составления;
• срок действия;
• смену;
• дату техосмотра;
• время выпуска на линию;
• время возврата;
• одометр;
• медицинские осмотры;
• тип сообщения;
• вид перевозки;
• задания;
• маршрут;
• рейсы;
• перерывы;
• простои;
• движение топлива;
• общий пробег.

Документ связан с заявкой и назначенной техникой и экипажем.

Поэтому часть сведений не существует отдельно от работы компании.

Какие данные появляются раньше путевого листа

До формирования ПЛ в StillDoc уже могут быть известны:

Из заявки

• участок или маршрут;
• техника;
• период;
• задания;
• ответственное лицо.

Из договора

• Подрядчик;
• тариф;
• единица измерения;
• отдельные условия.

Из заказа

• конкретная машина;
• период;
• исполнитель;
• стоимость.

От Подрядчика

• назначенный экипаж.

После выполнения

• фактическое время;
• пробег;
• задания;
• простои;
• топливо.

Таким образом, документ собирается вокруг уже существующей операции.

Автоматическое формирование путевого листа

В StillDoc путевой лист связан с заказом и формируется в рамках его жизненного цикла. В сценариях интервальных заявок система также используется для создания связанных путевых листов по технике и датам.

При такой модели основное отличие от обычного редактора документов состоит в источнике данных.

Форма не начинается с полностью пустого набора полей.

Она использует данные заявки, заказа, техники и экипажа.

Какие фактические данные нужно добавить после смены

Автоматизация не означает, что все значения известны заранее.

После смены появляются показатели, которые невозможно получить только из плана:

• фактическое время;
• одометр;
• пробег;
• простои;
• поломки;
• фактические задания;
• движение топлива;
• изменения маршрута.

Они фиксируются в учёте выполненной работы.

Поэтому автоматизация путевого листа состоит из двух частей:

использование уже известных плановых данных + внесение нового факта.

Так сокращается повторный ввод, но сохраняется возможность отражать реальное выполнение.

Работа с простоями

В StillDoc путевой лист позволяет фиксировать перерывы и простои с причиной и временем.

В текущем интерфейсе предусмотрены, в частности:

• обед;
• простой;
• поломка;
• другое.

Такие события могут влиять на фактический объём работы и последующие расчёты.

Поэтому автоматизированный документ должен учитывать не только начало и конец смены.

Топливный блок

StillDoc также позволяет фиксировать:

• тип топлива;
• выданный объём;
• остаток на начало;
• остаток на конец;
• работу двигателя;
• работу спецоборудования;
• коэффициент нормы;
• поставщика;
• заправщика;
• ведомость.

Для подрядной техники дополнительные топливные нормативы могут храниться в договоре.

Это связывает документальное отражение расхода с договорными условиями и фактической работой.

Настройка печатной формы

StillDoc позволяет выбирать, какие блоки включаются в печатную форму.

Среди доступных настроек:

• номер путевого листа;
• одометр;
• пробег;
• бригада;
• медицинский осмотр;
• технический осмотр;
• табельный номер;
• сведения о перевозке;
• движение горючего;
• плечо;
• количество рейсов.

Таким образом, единая модель данных может использоваться для разных вариантов представления документа.

Пакетная работа с путевыми листами

При большом количестве документов существенную часть времени занимает не отдельный ПЛ, а массовые операции.

StillDoc поддерживает:

• множественный выбор;
• пакетное скачивание;
• скачивание ПЛ вместе с .sig;
• фильтры по компании;
• фильтры по технике;
• фильтры по экипажу;
• фильтры по участку;
• поиск по номеру;
• формирование реестров.

Это сокращает количество индивидуальных операций с каждым документом.

Автоматическое формирование реестра

В StillDoc реестр путевых листов формируется на основе существующих документов.

Он может выгружаться в:

• PDF;
• XLSX.

Это отличается от ручного сценария, где сведения из уже готовых ПЛ снова переносятся в отдельную таблицу.

Реестр становится представлением существующих данных, а не ещё одним самостоятельным источником информации.

Как считать экономический эффект автоматизации

Корректный расчёт автоматизации начинается с фактических трудозатрат до внедрения.

После этого измеряются те же показатели после изменения процесса.

Например:

до автоматизации:

• 10 минут заполнения;
• 3 минуты проверки;
• 5% исправлений;
• 20 часов на реестры.

после автоматизации:

• меньше повторного ввода;
• часть данных подставляется из заявки и заказа;
• реестр формируется автоматически;
• остаётся внесение факта и проверка исключений.

Экономический эффект рассчитывается как разница между двумя фактическими моделями.

Использование заранее установленного процента экономии без измерения исходного процесса не даёт точной оценки.

От чего зависит экономия в StillDoc

Размер сокращения трудозатрат зависит от того, насколько полно компания использует связанную цепочку:

заявка → подтверждение → документы → выполнение.

Если в StillDoc ведётся только финальный документ, часть эффекта теряется.

Если данные появляются последовательно внутри одной системы, уменьшается количество повторного переноса между этапами.

Поэтому экономический эффект связан не с одной функцией «создать путевой лист», а со связностью всего процесса.

Калькулятор стоимости ручных путевых листов

Для отдельного калькулятора на сайте достаточно следующих полей:

• Количество путевых листов в месяц.
• Среднее время заполнения одного ПЛ.
• Полная стоимость рабочего часа сотрудника.
• Среднее время проверки.
• Доля документов с исправлениями.
• Среднее время исправления.
• Количество часов на реестры в месяц.

Результат:

• стоимость первичного заполнения;
• стоимость проверки;
• стоимость исправлений;
• стоимость формирования реестров;
• итог в месяц;
• итог за год.

Дополнительно можно рассчитывать количество рабочих часов, которое процесс занимает в месяц и за год.

Так показатель выражается одновременно в деньгах и рабочем времени.

Как путевой лист связывает этапы в StillDoc

Путевой лист в StillDoc является результатом предыдущих операций.

Сначала создаётся задача.

Затем назначается техника.

Формируется заказ.

Подрядчик подтверждает технику и экипаж.

После выполнения появляется фактическая информация.

И только затем документ отражает связанный результат.

Поэтому автоматизация путевых листов в StillDoc относится не только к заполнению формы, а к переносу данных через всю цепочку без создания независимых копий одной операции.

Источники

• Расчётная модель статьи
• Текущий интерфейс StillDoc