Что хранится в карточке техники?
В «Гараже» по каждой машине собрана подробная информация: документы, фотографии, экипажи, наработка и история эксплуатации. Фотографии помогают отслеживать состояние техники и видеть, как оно менялось с течением времени.
В карточке указываются тип техники, марка, модель, государственный регистрационный знак, VIN или другой идентификатор, год выпуска, свидетельство о регистрации, ПТС или ПСМ, а также сведения о постановке на учёт в Гостехнадзоре, если они требуются для данного вида техники.
Неактивная техника остаётся в «Гараже», но её нельзя назначить
Если машина ушла в ремонт, временно не используется или её не нужно выдавать в новые заказы, достаточно перевести её в статус «Неактивна».
Карточка, документы, фотографии и накопленная история не исчезают. Но такая техника больше не предлагается для новых назначений, пока её снова не сделают активной.
StillDoc показывает только водителей с нужной категорией
Для каждой модели техники в системе заранее заданы необходимые категории водительских прав. Когда нужно назначить экипаж, StillDoc сразу отбирает подходящих сотрудников.
Водитель без нужной категории в списке выбора вообще не появится. Это снижает риск назначить человека на технику, которой он не имеет права управлять.
Правило одинаково действует и для Подрядчика, и для Заказчика, если Заказчик использует собственную технику и сам назначает экипаж.
Если Заказчик назначает свою технику, он может задать для неё собственные тарифы (себестоимость затрат) и использовать их при внутренних расчётах. Если техника подрядная, условия берутся из действующего договора между компаниями.
Заказчик работает только с техникой, доступной по его договорам
Чтобы техника Подрядчика была доступна Заказчику в StillDoc, между компаниями должен быть настроен действующий договор, а сама техника — добавлена Подрядчиком в систему.
После этого StillDoc показывает Заказчику только ту технику, которая доступна по его договорам с Подрядчиками. StillDoc снижает риск ошибочно назначить технику, которая не относится к нужному договору или вообще не должна быть доступна этому Заказчику.
В заявке Заказчик указывает, какая техника ему нужна. Для каждой единицы StillDoc создаёт отдельный заказ, и уже в него назначается конкретная машина. Поэтому одна заявка может включать несколько единиц техники, а распределение каждой из них происходит отдельно.
Подрядчик может заменить машину из своего «Гаража»
Если назначенную в заказе технику нужно заменить, Подрядчик выбирает другую из раздела «Гараж», если она подходит по типу и назначению.
А далее, актуальная машина сохраняется в заказе и используется в связанных путевых листах, реестрах и других документах.
Добавление парка заодно помогает навести порядок в документах
Чтобы завести технику в StillDoc, компании необходимо собрать её реальные регистрационные данные и документы. На практике это быстро показывает, чего не хватает: найти потерянные ПТС, по какой машине не нашли свидетельство, какие сведения давно не обновлялись.
Некоторые клиенты отдельно отмечали этот эффект после внедрения: ещё на этапе заполнения «Гаража» они впервые собрали документы по парку в одном месте и привели их в порядок.