Новая заявка в среднем создаётся за 1–2 минуты
Сотрудник Заказчика выбирает участок или маршрут, указывает период, добавляет нужную технику и описывает её назначение — для чего она нужна. Новая заявка в среднем создаётся за несколько минут.
Такая заявка сильно отличается от обычного сообщения «нужен экскаватор завтра», которое может потеряться в мессенджере. В ней сразу зафиксировано, кто её создал, какая техника нужна, где и когда она должна быть и для чего её заказали.
Более того, она связана с договором, действующими тарифами, участком и Подрядчиком. По каждой единице техники система создаёт отдельный заказ, а после его подтверждения Подрядчиком автоматически формирует связанный путевой лист.
Вы создаёте заявку. Заказы создаёт система
Пользователь работает только с заявкой: добавляет в неё нужные единицы техники. Отдельные заказы вручную создавать не нужно.
Одна единица техники — один заказ. Если в заявке три самосвала и один экскаватор, StillDoc сам создаст четыре заказа и оставит их внутри одной заявки.
У каждого заказа свой статус. Одна машина уже может быть «В работе», другая — ждать подтверждения, третья — быть исполнена. Общий статус заявки показывает суммарный результат всех заказов, поэтому сама заявка, например, может иметь статус «Исполнено частично».
Подрядчик подтверждает технику, вносит изменения или указывает причину отказа
Если дополнительная проверка заявок не требуется, Заказчик и Подрядчик работают напрямую по договору.
Подрядчик получает свои заказы, назначает экипаж и подтверждает заказ либо отклоняет его с указанием причины. Если заказ не обработан за установленное время, StillDoc автоматически отменяет его и уведомляет об этом участников.
Если назначен диспетчер, он подключается в качестве дополнительной проверки перед началом работ. В зависимости от настроенной схемы диспетчеризации заявка приходит внутреннему сотруднику или внешней диспетчерской компании, которая может проверить состав заявки, изменить назначение техники в рамках своих прав или отклонить заявку.
Уведомления можно настроить под пользователя: SMS, Telegram, MAX или e-mail. Система сообщает о новых заявках и заказах, подтверждениях, отменах и других изменениях.
Своя, подрядная или субподрядная техника — в одной заявке
Если на объект нужно поставить собственную технику, машина выбирается из раздела «Гараж». Там ведётся учёт техники, данных по ней, себестоимости эксплуатации и связанных экипажей.
Если исполнителем выступает Подрядчик, он подтверждает назначение своей техники. Если у него есть договор с Субподрядчиком, Подрядчик может выбрать подходящую машину субподрядной организации. Для входящих заказов в StillDoc можно включить автоматическое подтверждение — эта настройка работает как для Подрядчиков, так и для Субподрядчиков.
Если автоматическое подтверждение включено, поступивший заказ подтверждается системой без отдельного действия со стороны исполнителя. Если настройка выключена, Подрядчик или Субподрядчик получает заказ и подтверждает либо отклоняет его вручную.
Заказчику не нужно разбираться во внутренней цепочке Подрядчиков. Он видит конечную технику и экипаж, которые выйдут на участок. Условия Заказчика с выбранным Подрядчиком остаются прежними независимо от того, привлекает тот собственную технику или Субподрядчика.
StillDoc проверяет технику и экипаж до назначения
До подтверждения StillDoc проверяет связанные ограничения: свободна ли техника, не занят ли экипаж и подходят ли документы сотрудника для выбранной машины.
Например, водителя нельзя назначить, если категория его прав не соответствует технике. Система покажет это до выезда на участок, а не в момент, когда машина уже должна быть у Заказчика.
StillDoc создаёт путевой лист автоматически
После подтверждения заказа StillDoc автоматически создаст связанный путевой лист. Другие документы формируются на тех этапах, когда для них появляются необходимые данные.
Сведения не приходится заново собирать каждый раз из карточек контрагентов, таблиц и переписки. Документы собирают данные из той же заявки, с которой уже работают стороны.
Путевой лист в том числе создаётся автоматически как продолжение подтверждённого заказа. Отдельной кнопки «Создать путевой лист» в StillDoc нет: без подтверждённого заказа независимый путевой лист создать нельзя. Такой подход снижает риск пустых, дублирующихся и неверно заполненных документов.
Титулы ЭПД система возьмет на себя
Электронный перевозочный документ технически состоит из титулов — отдельных частей обмена, которые формируют и подписывают разные участники сделки. Пользователю StillDoc не нужно разбираться, какой титул и в какой момент должен появиться.
Он продолжает работать с заявкой и связанными документами. StillDoc использует уже заведённые данные о сторонах, договоре, технике и участниках перевозки, и технический обмен ЭПД осуществляется внутри системы. Передача юридически значимых ЭПД в ГИС ЭПД проходит через аккредитованного оператора ИС ЭПД.
Замена машины не требует создания новой заявки
Если техника по факту поменялась, замените её в той же заявке. StillDoc обновит назначение и передаст фактическую машину дальше — в путевой лист, реестр и другие связанные документы.
Первоначальное назначение в истории не сохраняется: в системе остаётся актуальная техника, которая фактически выполняла работы. Если вместе с машиной заменили Подрядчика, старый заказ исчезает из таблицы заменённого исполнителя.
Процедура замены техники не потребует от вас создания новой заявки или ручного исправления одних и тех же данных в каждом документе.
Повторяющиеся заявки можно создавать и редактировать серией
Если одна и та же техника нужна на одном участке несколько дней подряд, можно использовать Интервальную заявку. Вы один раз задаёте нужные даты, и StillDoc создаёт повторяющиеся заявки на весь период.
Серия остаётся гибкой после создания. В заявках можно назначать технику, менять её и корректировать другие данные. Если изменить одну заявку из серии, StillDoc предложит применить эти же изменения ко всем датам. Так всю серию можно обновить сразу, а при необходимости оставить отдельные дни отличающимися.