Документы между компаниями до сих пор часто передают вручную
На практике компании обмениваются документами по электронной почте. Когда файлов много или они слишком большие для письма, их загружают в сторонние файлообменники, облачные папки или подключают отдельные корпоративные хранилища.
Из-за этого сам обмен растягивается: комплект документов нужно собрать, загрузить, передать ссылку, проверить доступ, а после обновления документов повторить часть действий заново. Особенно заметно это при регулярном обмене между компаниями или подготовке большого пакета документов для тендера.
В StillDoc документы можно хранить и передавать другой компании внутри системы. Это подходит для тендерных пакетов, регулярного обмена документами с контрагентами и других ситуаций, когда одной компании нужно предоставить другой сразу несколько файлов. На сегодняшний день StillDoc — единственная специализированная система для работы со спецтехникой, где такой межфирменный обмен документами встроен непосредственно в рабочий процесс.
Не пересылать комплект заново, а открыть доступ к нему
При обычной пересылке у каждой стороны быстро появляется собственная версия комплекта: один файл обновился, второй дослали позже, третий снова запросили при проверке. В результате рядом начинают жить «Документы.zip», «Документы новые.zip» и очередной «финальный» архив.
В StillDoc можно использовать другую модель: документы остаются в системе, нужной компании открывается доступ, а при необходимости этот доступ закрывается. Меняется не способ пересылки файла, а сама логика обмена: вместо новых копий контрагент получает доступ к нужной части корпоративного файлового хранилища.
Документы организуются по папкам
В разделе документов StillDoc можно:
- загружать файлы;
- создавать папки;
- переносить выбранные файлы;
- скачивать файлы;
- удалять файлы;
- открывать и закрывать доступ другой компании.
Для файла видно, к какой компании и папке он относится и кому открыт доступ. Поэтому документы можно собирать не в одну общую папку, а в структуру под конкретную задачу или контрагента.
Доступ открывается компании, а не отдельному сотруднику
Чтобы открыть доступ к папке или документам, компании достаточно указать ИНН контрагента. Обе стороны должны быть зарегистрированы в StillDoc. Если партнёр ещё не зарегистрирован, ему можно передать ссылку на регистрацию, а затем открыть нужные документы.
Сотрудники компании видят, какие папки и файлы уже открыты контрагентам. Поэтому обмен не зависит от почты одного конкретного сотрудника: внутри организации всегда понятно, кому и какие документы предоставлены.
Доступ можно закрыть
Доступ можно открыть на нужный период, а затем закрыть, когда документы больше не должны быть доступны контрагенту внутри StillDoc. Закрытие доступа прекращает просмотр и скачивание этих файлов в StillDoc, но не удаляет копии, которые другая сторона уже успела сохранить у себя.
Когда нужен доступ по ИНН
Такой сценарий полезен, когда другой организации регулярно нужен определённый комплект файлов: например, документы по технике и сотрудникам, договорные материалы или пакет для проверки и тендерной процедуры.
Логика остаётся одинаковой:
StillDoc при этом не становится электронной торговой площадкой или системой проведения тендеров. Функция решает обмен файлами между компаниями.
Доступ по ИНН не отменяет юридически значимый ЭДО
Доступ к документам по ИНН в StillDoc нужен для обмена файлами между компаниями: их можно хранить, открывать контрагентам и при необходимости закрывать доступ.
При этом такой обмен не заменяет юридически значимый электронный документооборот. Если документ должен быть подписан электронной подписью или передан по установленным правилам ЭДО, для него используется соответствующий сервис.