Путевой лист создаётся после подтверждения заказа
Путевой лист в StillDoc связан с конкретным заказом. Помимо него системе уже известны и конкретный договор, и техника, выбранная на объект, и назначенный экипаж. Когда Подрядчик подтверждает заказ, система автоматически создаёт путевой лист. Отдельно заводить документ вручную не нужно.
Запись о путевом листе сразу появляется в реестре
Реестр путевых листов появляется раньше завершения смены. Как только подтверждённый заказ получил связанный ПЛ, запись о документе попадает в реестр.
Реестр — рабочий список путевых листов: документы появляются в нём по ходу выполнения работ и затем дополняются фактическими данными.
StillDoc дополняет заказ фактическими показателями
При создании путевого листа StillDoc использует данные, которые уже есть в заказе. После выполнения работ сотрудник может скорректировать их по фактическими показателям: временем работы, пробегом, показаниями одометра, простоями, топливом, выполненными заданиями и другими значениями.
Эти данные можно подправить в редакторе путевого листа и они же автоматически попадут в реестр путевых листов.
Маршрутный лист хранится вместе с путевым листом
Если заказ выполняется по маршруту, StillDoc формирует маршрутный лист и прикрепляет его к путевому листу по томуже заказу.
При необходимости маршрут можно скорректировать: изменить точки, плечи и другие параметры. Маршрутный и путевой листы остаются связаны между собой, поэтому документы по одним и тем же работам не приходится искать отдельно.
Перерывы, простои и топливо остаются частью того же документа
Обед, пересменка, дозаправка, поломка, ожидание и другие события не нужно держать в отдельной переписке, если они зафиксированы в рабочем процессе StillDoc.
Они относятся к конкретному путевому листу (ПЛ) и помогают объяснить, почему фактическое время или объём отличаются от первоначального плана.
Для топлива используются связанные показатели выдачи, остатков и эксплуатации.
Печатную форму путевого листа можно настроить под требования компании
В StillDoc можно выбрать, какие блоки выводить в путевом листе. Это позволяет настроить печатную форму под требования компании и разные виды работ.
Меняется только состав документа. Сам путевой лист по-прежнему связан с заказом, техникой, экипажем и фактическими данными.
Несколько путевых листов можно скачать и подписать сразу
Если путевых листов много, не нужно открывать каждый по отдельности. StillDoc поддерживает пакетную работу с документами.
- выбрать сразу несколько путевых листов;
- скачать их одним пакетом;
- работать с файлами электронной подписи .sig;
- подписывать сразу несколько путевых листов.
Из реестра можно быстро выбрать нужные путевые листы
Когда нужен комплект документов за период, сотрудник открывает реестр и отбирает путевые листы по нужным параметрам — например, по периоду, компании, технике, экипажу или участку.
Так можно быстро собрать нужный набор документов для сверки, передачи или выгрузки.
Реестр можно выгрузить в XLSX или PDF
Готовый реестр можно выгрузить в XLSX для работы с таблицей или в PDF как готовый документ.
StillDoc формирует его на основе путевых листов, поэтому реестр не нужно вести отдельно и сверять данные в реестре с путевыми листами.
Путевые листы и реестр содержат одни и те же данные
После того как в путевых листах уточнили фактические данные, на их основе можно собрать комплект документов для Заказчика.
Реестр формируется из путевых листов, поэтому в документах отображаются одни и те же показатели: время, техника и суммы.
Это снижает риск расхождений, когда в путевом листе указано одно, а в реестре — другое.
Покажем весь путь от заказа до реестра
На демонстрации можно взять один реальный заказ вашей компании и пройти всю цепочку: подтверждение техники, автоматическое появление путевого листа, внесение фактических данных, пакетную работу с ПЛ, формирование реестра и выгрузку в XLSX или PDF.
После демонстрации станет понятно, сколько рутинных действий StillDoc может взять на себя.