Как автоматизировать заявки на спецтехнику

Заявка как основа рабочего процесса

В ручном процессе заявка на технику часто существует в виде сообщения или строки в таблице.

В ней может быть указано:

• какая техника нужна;
• дата;
• объект;
• предполагаемое время работы.

Остальные данные появляются позже и хранятся отдельно.

Договор находится в одном месте.

Тариф — в другом.

Фактическая машина определяется после разговора с Подрядчиком.

Экипаж становится известен ещё позже.

Из-за этого исходная заявка не содержит полной истории процесса.

В StillDoc заявка представляет собой структурированную запись, которая связывается с другими объектами системы и меняет статус по мере выполнения.

Обычная и интервальная заявка

StillDoc поддерживает два основных режима.

Обычная заявка

Создаётся для конкретной даты.

Подходит для разовой заявки на технику или транспорте.

Интервальная заявка

Создаётся на заданный период.

Она применяется, когда техника требуется не на один день, а на несколько последовательных дат.

Интервальная модель позволяет не формировать вручную отдельную одинаковую задачу на каждый день.

В одной заявке может быть несколько позиций, что позволяет объединять разные виды техники или разные участки одной заявки.

Что содержит позиция заявки

Позиция связывает задачу с конкретным объектом или участком.

В StillDoc можно выбрать:

• участок;
• адрес;
• маршрут.

Затем назначается ответственное лицо и добавляется необходимая техника.

Для каждой машины задаются:

• начало работы;
• окончание;
• объём;
• оплачиваемая дорога;
• тариф;
• единица измерения;
• маршрут;
• задания;
• перерывы;
• экипаж.

Стоимость рассчитывается как на уровне отдельной позиции, так и по заявке в целом.

Участок в заявке

StillDoc позволяет вести отдельный справочник участков.

Участок имеет название и адрес и может входить в иерархию «участок — подучасток».

С ним связываются:

• заявки;
• затраты;
• фотографии;
• ответственные сотрудники.

Поэтому заявка формируется не на абстрактный текстовый адрес, а может быть связана с постоянным объектом компании.

Это особенно важно для строительных, промышленных и добывающих предприятий, где техника регулярно работает на одних и тех же площадках.

Маршрут в заявке

Для транспортных операций вместо участка может использоваться маршрут.

StillDoc позволяет формировать маршрут из отдельных точек и плеч.

Для них задаются:

• адрес отправления;
• адрес назначения;
• расстояние;
• среднее время.

По маршруту рассчитываются агрегированные показатели расстояния и времени.

Заявка таким образом может описывать не только работу техники на стационарном объекте, но и транспортную операцию между несколькими точками.

Ответственное лицо

Для заявки указывается сотрудник, ответственный за соответствующую работу.

Связь с сотрудником используется дальше в процессе, а при работе с участками ответственное лицо может зависеть от конкретной смены.

Модель позволяет отделить инициатора заявки от сотрудника, который отвечает за выполнение непосредственно на объекте.

Данные ответственного лица сохраняются вместе с заявкой, а не остаются в переписке или комментарии.

Задания на технику

Задания могут указываться непосредственно при создании заявки.

Для каждой единицы техники фиксируется конкретная работа, которую она должна выполнить.

Это позволяет связать плановую задачу с последующей фактической сменой.

После выполнения сведения не требуется заново восстанавливать исключительно для заполнения путевого листа.

Задание становится частью единой операционной цепочки.

Собственная техника в заявке

StillDoc позволяет использовать технику из собственного гаража Заказчика.

Гараж содержит карточки машин с регистрационными и паспортными сведениями.

При выборе собственной техники заявка связывается с конкретной единицей техники компании.

Такая модель позволяет учитывать собственный парк в том же процессе, что и подрядные машины.

Для пользователя не требуется вести отдельную таблицу заявок на собственную технику и отдельный реестр заявок Подрядчикам.

Подрядная техника в заявке

Для подрядной техники используется договорная модель.

При подборе StillDoc может показывать доступную технику Подрядчиков, связанную с действующими договорами.

В выборе отображаются:

• компания;
• техника;
• договор;
• тариф;
• единица измерения;
• связанный файл или изображение.

Это связывает решение о выборе машины с договорными условиями.

Подрядчик существует не как контакт из телефонной книги, а как сторона конкретного действующего договора.

Договор и тариф

У Подрядчика договор содержит перечень техники и тарифы.

Для тарифа задаются:

• базовая ставка;
• НДС;
• итоговая ставка;
• единица измерения.

В текущем интерфейсе поддерживаются разные единицы измерения, включая час, километр, тонну, кубический метр и другие варианты.

При создании заявки эти условия используются для расчёта стоимости.

Так договор переходит из архивной записи в рабочую часть работы компании.

Проверка доступности техники

В заявке техника назначается на определённое время.

Для автоматизированного процесса критично учитывать, не используется ли она уже в другом заказе в тот же период.

В продуктовой модели StillDoc проверяется доступность техники и пересечение назначений. Для экипажей также учитывается занятость в заданное время.

Это снижает риск ситуации, когда одна и та же машина или сотрудник одновременно подтверждены для нескольких работ.

Что происходит после сохранения заявки

Работа с заявкой не заканчивается после её создания.

Из её позиций создаются один или несколько заказов.

Заказ связан с:

• заявкой;
• Подрядчиком;
• диспетчером;
• техникой;
• экипажем;
• участком или маршрутом;
• периодом;
• тарифом;
• объёмом;
• стоимостью;
• документами.

После этого процесс переходит к стороне, которая должна фактически предоставить технику.

Подтверждение назначения Подрядчиком

Подрядчик получает входящий заказ.

Перед подтверждением требуется назначить экипаж.

После этого заказ принимается к исполнению.

Если Подрядчик не может выполнить работу, он может отказаться от заказа с указанием причины и дополнительного описания.

Так отказ становится частью истории заказа, а не отдельным сообщением вне системы.

Замена техники

В ходе выполнения может потребоваться другая машина.

В текущем кабинете Подрядчика StillDoc предусмотрена замена назначенной техники на подходящую технику из собственного гаража.

Операция сохраняет связь с заказом.

При сложных подрядных цепочках дополнительно используется субподрядная техника, но это относится уже к отдельной модели управления Подрядчиками и договорами.

Автоматическая отмена неподтверждённого назначения

StillDoc поддерживает механизм автоматической отмены заказа, если Подрядчик не подтвердил его за установленное время.

Заказчик задаёт интервал в минутах или часах через настройки автоматизации.

Если Подрядчик не ответил вовремя, система отменяет неподтверждённое назначение по заданным правилам.

В системе появляется формализованный результат — автоматическая отмена.

Статусы заявки

В текущем интерфейсе StillDoc подтверждены следующие статусы:

• Новая;
• В работе;
• Исполнено частично;
• Исполнено;
• Отменена;
• Не исполнено.

Статус заявки зависит от состояния связанных заказов и их исполнения.

Внутри раскрытой заявки отображаются сведения о заказах, Подрядчиках, технике, экипажах, времени и стоимости.

Это позволяет видеть не только исходную задачу, но и её фактическое состояние.

Статусы назначенной техники

Для каждой назначенной машины отдельно видны подтверждение, отказ, отмена и выполнение.

Для Подрядчика подтверждены сценарии:

• ожидание назначения экипажа и подтверждения;
• исполнение;
• частичное исполнение;
• неисполнение;
• отмена Подрядчиком;
• отмена Заказчиком;
• отмена менеджером;
• автоматическая отмена.

Статус заявки показывает общее состояние, а каждое назначение — состояние конкретной машины или исполнителя.

Часть заказа может быть выполнена, другая — отменена или заменена.

Заявка на несколько единиц техники

Одна позиция может включать несколько единиц техники.

Это позволяет формировать комплексную заявку с объекта без создания отдельной самостоятельной заявки на каждую машину.

Каждая единица при этом получает собственные параметры работы, а общая стоимость агрегируется на уровне заявки.

Такая модель особенно важна для участков, где одновременно требуется несколько типов или единиц спецтехники.

Интервальная заявка и повторяющаяся работа

При работе техники на одном объекте несколько дней подряд существенный объём ручных действий связан с повторением одних и тех же данных.

Интервальная заявка позволяет задать период сразу.

В истории развития StillDoc также описан сценарий автоматического формирования путевых листов по каждой машине и каждой дате интервальной заявки.

В чистовом продуктовом описании значение имеет сама логика: информация задаётся один раз на уровне планирования и используется далее по датам и связанным документам.

Фактическое выполнение

После планирования и подтверждения требуется зафиксировать, что произошло фактически.

В StillDoc фактическая работа отражается в связанном путевом листе.

Там используются сведения о:

• смене;
• времени;
• пробеге;
• маршруте;
• заданиях;
• перерывах;
• простоях;
• топливе;
• экипаже.

Поэтому плановая заявка и фактический документ относятся к одной связанной операции.

Простои и изменения внутри смены

Фактическая смена может отличаться от первоначального плана.

В StillDoc предусмотрено отражение перерывов и простоев.

В интерфейсе существуют причины, включая обед, простой и поломку; в продуктовых сценариях также описываются дозаправка, пересменка, передислокация и другие варианты.

Данные используются для расчёта фактической работы и последующего документального оформления.

Связь заявки с путевым листом

В StillDoc путевой лист не существует отдельно от заявки и назначенной техники.

Он связан с конкретной техникой, экипажем, маршрутом, временем и фактической работой.

Это позволяет использовать сведения, которые появились раньше:

заявка зафиксировала план → Подрядчик подтвердил назначение → документы получили исходные данные → выполнение уточнило результат.

При такой модели повторный ввод части данных сокращается за счёт связей между записями.

Реестр путевых листов

После формирования отдельных путевых листов StillDoc позволяет работать с ними пакетно.

Поддерживаются:

• фильтрация;
• выбор нескольких документов;
• пакетное скачивание;
• выгрузка .sig;
• формирование реестра;
• экспорт реестра в PDF;
• экспорт в XLSX.

Поэтому заявка становится исходной точкой не только отдельного заказа, но и дальнейшего последующих документов.

Перевозочные данные в заявке

Для транспортных сценариев заявка StillDoc содержит дополнительный набор полей:

• транспортная накладная;
• грузоотправитель;
• грузополучатель;
• экспедитор;
• адреса погрузки и выгрузки;
• данные о грузе;
• масса;
• объём;
• количество грузовых мест;
• упаковка и другие характеристики.

Это создаёт связь между управлением заявками на транспорт и последующим перевозочным документооборотом.

Как выглядит связанный процесс

Операционная модель StillDoc может быть представлена последовательностью:

1. Создаётся заявка.

Определяются место, период, техника и задания.

2. Выбирается техника.

Используется собственная или подрядная техника.

3. Применяются договорные условия.

Для Подрядчика используется соответствующий договор и тариф.

4. Формируется заказ.

Он получает конкретного исполнителя и технику.

5. Подрядчик назначает экипаж и подтверждает заказ.

6. Фиксируется фактическая работа.

7. Формируется путевой лист и связанные документы.

Автоматизация заявки поэтому оценивается не только по скорости заполнения первой формы, а по тому, сколько последующих операций используют уже введённые данные.

Какие процессы заменяет автоматизированная заявка

При раздельном ручном учёте данные одной операции обычно распределены между несколькими источниками:

• сообщение о задаче;
• список техники;
• договор;
• тарифная таблица;
• график занятости;
• данные водителя;
• фактический отчёт;
• путевой лист;
• реестр.

В связанной системе эти сведения относятся к одной последовательности связанных этапов.

Это уменьшает количество независимых версий одной и той же операции и позволяет отслеживать её состояние от создания до документального закрытия.

Как заявка связывает этапы в StillDoc

Заявки относятся к центральному операционной работе в StillDoc.

Они связывают:

заявка с объекта;

собственная или подрядная техника;

договорные условия;

конкретный заказ;

экипаж;

фактическое выполнение;

документы.

Именно поэтому цифровая заявка в StillDoc не является отдельным CRM-лидом или простой записью в журнале.

Она становится началом процесса управления работой конкретной техники.

Источники

• Текущий интерфейс StillDoc
• Продуктовые сценарии StillDoc