Точные сведения появляются уже в ходе работы, а не в конце месяца
Проблемы с аналитикой по спецтехнике обычно начинаются ещё на старте работы — когда договоры лежат кучей в папке, заявку отправили в мессенджере, технику подтвердили по телефону, путевые листы заполнили неразборчивым почерком, а фактическое время работы не записали вовсе.
К моменту сверки у компании часто нет полной картины. Часть данных может потеряться, остаться только в переписке или памяти сотрудников, а какие-то детали уже невозможно точно восстановить. Чтобы понять, какая машина действительно выезжала, сколько она отработала и по какому тарифу, сотруднику приходится заново собирать всю цепочку по разным источникам. И даже после этого результат не всегда получается полным и точным.
В StillDoc договор, заявка, заказ, назначенная техника, экипаж и связанные документы относятся к одному процессу. Поэтому данные для последующей проверки накапливаются по ходу работы, а не восстанавливаются постфактум.
Мессенджеры и звонки удобны для общения, но не для системного учёта
Для быстрых уточнений звонки и чаты вполне подходят. Проблемы начинаются, когда они становятся основным способом подтвердить технику или зафиксировать изменения в заявке.
У такого подхода нет одной актуальной версии: часть информации остаётся у прораба в телефоне, часть — у диспетчера в переписке, часть — у Подрядчика в его таблице. Для регулярной работы с десятками машин и компаний это уже сложно назвать профессиональной системой учёта.
StillDoc не заменяет рабочее общение, а отделяет его от учёта: обсуждение остается в чатах, но договоры, техника, тарифы и изменения документов надежно фиксируются в системе.
StillDoc снижает дублирование данных
У Заказчика и Подрядчика могут быть свои таблицы, программы и внутренние бизнес-процессы. Когда информацию по одним и тем же работам каждая сторона отслеживает и обновляет независимо, данные расходятся, а изменения приходится сверять вручную.
В StillDoc обе стороны работают с одной связанной цепочкой. Договор задаёт условия, заявка фиксирует исходные данные, в заказе назначается конкретная техника и экипаж, а связанные документы являются частью этого же процесса.
Это не означает, что у компаний исчезают их внутренние системы учёта. Но для совместной работы по технике появляется единая рабочая среда, чтобы ключевые данные не приходилось каждый раз дублировать и вручную передавать из одной системы в другую.
StillDoc повышает точность данных
План заявки не всегда совпадает с тем, что реально произошло на объекте. Техника могла начать позже, мог измениться маршрут, она могла простоять, заправиться или выполнить другой объём.
В StillDoc после выполнения фактические показатели можно уточнить в связанном путевом листе: время, пробег, одометр, задания, простои, топливо, экипаж и другие доступные показатели.
Система сохранит эти уточнения и передаст актуальные данные дальше во все связанные заявки, заказы, документы, реестры и аналитику.
Актуальный реестр путевых листов собирается автоматически
Реестр StillDoc формирует из уже существующих путевых листов, отдельно тратить время и вести реестр вручную в таблицах не нужно.
Поскольку сами путевые листы связаны с заказами и уже содержат актуальные данные, в реестр попадает та же согласованная информация, а не вручную перепечатанная версия.
Такой подход значительно снижает риск расхождений.
Путевые листы и реестр формируются из одних и тех же данных
После уточнения фактических сведений исполнитель формирует путевые листы и сводный реестр за выбранный период. Заказчик получает готовый комплект документов без повторного переноса данных.
Не нужно сначала собирать ПЛ, затем вручную переносить показатели в Excel и ещё раз сверять итог с заказами.
Так снижается риск расхождений между путевыми листами и реестром.
Можно быстро посмотреть данные по конкретной машине, участку или Подрядчику
Выберите нужную машину, участок, Подрядчика, экипаж или период — StillDoc покажет относящиеся к ним данные и документы.
- какая техника участвовала в выполнении;
- на каком участке она работала;
- какой экипаж был назначен;
- какой Подрядчик выполнял заказ;
- какие путевые листы относятся к выбранному периоду;
- какие фактические показатели зафиксированы в связанных документах.
История по заказу сохраняется в StillDoc
Если позже нужно разобраться, что происходило с конкретной машиной, можно вернуться к договору, заявке, заказу, назначенной технике, Подрядчику и документам.
Не нужно искать сообщения в чатах или звонить сотруднику, который помнит, как всё было.
Нужные сведения остаются в системе и доступны для проверки, сверки и дальнейшей аналитики.
Покажем аналитику на реальной работе вашей техники
На демонстрации можно взять один реальный сценарий: договор с Подрядчиком, заявку, несколько заказов и связанные путевые листы. Покажем, откуда появляются данные, что можно уточнить после выполнения и как из этих же документов формируется реестр.
Так проще оценить не абстрактные «возможности аналитики», а сколько ручной сверки можно убрать именно из вашего текущего процесса.