Что изменилось с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года обязательная электронная форма действует для транспортной накладной, заказа и заявки при автомобильной перевозке, железнодорожной транспортной накладной, грузовой накладной при воздушной перевозке и экспедиторских документов. Для отдельных случаев Минтранс установил исключения, когда бумага сохраняется.
Экспедиторские документы — это, в частности, поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. В ГИС ЭПД также существуют электронный путевой лист, заказ-наряд, сопроводительная ведомость и договор фрахтования, но сам факт наличия электронного формата не означает, что каждый из этих документов стал обязательным с 1 сентября.
Путевой лист не стал обязательным электронным для всех
Всеобщей обязанности переводить каждый путевой лист в ЭПЛ с 1 сентября 2026 года нет. По общему правилу путевой лист может быть бумажным или электронным.
Если компания формирует путевой лист именно как электронный перевозочный документ, это уже ЭПЛ: он проходит установленный электронный обмен и направляется в ГИС ЭПД через оператора ИС ЭПД.
PDF путевого листа, сформированный внутри учётной системы, сам по себе не является ЭПЛ.
Когда путевой лист становится ЭПЛ?
ЭПЛ — это формализованный электронный документ, а не просто путевой лист на экране. В нём должны быть обязательные сведения: срок действия, данные лица, оформившего документ, сведения о транспортном средстве и водителе, вид перевозки и вид сообщения.
В сведениях о транспортном средстве указываются, среди прочего, тип, марка и модель, регистрационный знак, данные технического контроля, время выпуска и возвращения, а также показания одометра. По водителю — данные удостоверения и сведения о медицинском осмотре, когда такой осмотр обязателен.
В StillDoc показания одометра сейчас вводятся вручную. Автоматическое получение этих данных относится к планируемому развитию системы до конца года.
Не вся спецтехника автоматически попадает под один и тот же набор ЭПД
Трактор, гусеничный кран или другая самоходная машина на площадке сами по себе не создают обязанность оформить транспортную накладную. Сначала нужно понять, есть ли перевозка и какой договор её оформляет.
Если техника выполняет технологические операции на участке, требования к перевозочным документам определяются не только самим фактом её наличия. Если груз или сама техника перевозятся автомобильным транспортом по договору перевозки, документы уже определяются по этому перевозочному сценарию.
Для колёсных специальных транспортных средств приказ Минтранса № 390 прямо предусматривает в путевом листе вид перевозки «передвижение и работа специальных транспортных средств». Поэтому здесь нельзя пользоваться правилом «спецтехника — значит ЭПД не нужны».
ГИС ЭПД — государственное ядро, а не кабинет для вашей компании
ГИС ЭПД — государственная система Минтранса. Она получает электронные перевозочные документы и сведения из них, проверяет и хранит данные и предоставляет их контролирующим органам.
Обычная компания не подключается к ГИС ЭПД напрямую как поставщик данных. Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и другие участники заключают соглашение с аккредитованным оператором ИС ЭПД, а оператор обеспечивает обмен и передачу сведений в государственную систему.
StillDoc встроен в эту схему через оператора ИС ЭПД: пользователь продолжает работать в StillDoc, а юридически значимый обмен с ГИС ЭПД проходит через операторский шлюз, при этом пользователю не придётся работать с титулами. (Титул — файл XML, составная часть любого перевозочного документа.)
QR-код при проверке ЭПД на дороге
Для проверки ЭПД на дороге используется QR-код. Для ЭТрН он формируется после предусмотренных этапов подписания; порядок предъявления зависит от вида документа и ситуации.
Для ЭТрН после подписания первого титула грузоотправителем и второго титула перевозчиком данные проходят через ГИС ЭПД, после чего формируется QR-код с верифицированными сведениями. При замене автомобиля в той же перевозке QR-код обновляется.
Для ЭПЛ он становится доступен только после того, как в ГИС ЭПД поступят все четыре предусмотренных файла обмена — T1, T2, T3 и T4. Подписания только первых двух титулов недостаточно: до оформления и передачи следующих этапов QR-код для такого путевого листа сформировать нельзя.
Если связь пропала и QR невозможно сформировать или обновить штатным способом, Минтранс предусмотрел отдельный регламент. Такая техническая ситуация не означает автоматическую остановку перевозки: для проверки могут использоваться сохранённая визуализация или печатное представление в предусмотренных случаях.
В StillDoc данные появляются раньше документа
К моменту формирования перевозочного документа в StillDoc уже есть все сведения, которые система получает на предыдущих этапах: компании, договор, заказ, техника, экипаж, маршрут, груз и другие параметры конкретного сценария.
Поэтому пользователю не приходится второй раз описывать ту же перевозку ради ЭПД и вручную переносить сведения из чатов, таблиц и других программ.
Пользователь видит понятные сущности StillDoc, а техническая работа с титулами ЭПД остаётся под «капотом» системы.
Подписание зависит от роли участника
Для юридически значимого ЭПД важна не только КЭП сама по себе, но и то, кто подписывает конкретные сведения. Руководитель организации или ИП использует квалифицированную подпись; сотруднику, который действует от имени компании, в предусмотренных случаях нужна КЭП и машиночитаемая доверенность.
У водителя, механика и медицинского работника свои роли в электронных документах и допустимые способы подписания зависят от конкретного титула. Например, медицинский работник подписывает сведения о медосмотре своей УКЭП. Водитель может подписать ПЭП, НЭП, КЭП с помощью программы «Госключ».
StillDoc уже хранит сведения, необходимые для заполнения титулов ЭПЛ, поэтому эти данные не нужно заново собирать перед каждым документом.
Отмена заказа не должна оставлять мусор из документов
Если заказ отменён до отправки юридически значимого ЭПД в государственный контур, связанные внутренние документы не остаются в базе как фиктивные. Это снижает риск захламить систему дубликатами и документами по несостоявшимся заказам.
После того как юридически значимый ЭПД уже принят ГИС ЭПД, действуют правила корректировки самого электронного документа — его нельзя приравнивать к обычной внутренней записи, которую можно просто удалить.
Будут ли штрафы за отсутствие ЭПД?
Обязательный электронный формат для установленного перечня документов действует с 1 сентября 2026 года.
Минтранс сообщил, что до 1 марта 2027 года при предъявлении бумаги вместо электронного документа инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением. Само ведомство называет этот период временем для адаптации рынка, а не юридической отсрочкой.
Период до 1 марта 2027 года не означает, что обязанность применять ЭПД отложена. Она действует с 1 сентября 2026 года. До марта при дорожной проверке за бумажный документ вместо электронного предусмотрен нештрафуемый период, однако это не исключает других рисков. ФНС может выявить нарушения при налоговом контроле, а некорректно оформленные перевозочные документы могут привести к дополнительным проверкам и вопросам при подтверждении расходов.
Параллельно Минтранс выпускает и уточняет приказы с исключениями, когда бумажный формат разрешён. Поэтому перед конкретной перевозкой важно проверять не только общую дату 1 сентября, но и актуальные исключения.
Разобрать ваш сценарий перехода на ЭПД
На встрече можно взять конкретную перевозку вашей компании и пройти её по шагам: какой документ нужен, какие сведения уже есть в StillDoc, кто подписывает титулы, как документ уходит через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД и какой QR-код получает водитель.