Как работать с Подрядчиками и Субподрядчиками по спецтехнике

Подрядная техника как часть работы компании

При работе только с собственным парком компания самостоятельно управляет техникой, сотрудниками и выполнением.

При привлечении Подрядчика появляются дополнительные связи:

Заказчик → договор → Подрядчик → техника → экипаж → выполнение.

Подрядчик становится не просто владельцем машины.

Он является участником договорного и работы компании:

• предоставляет технику;
• определяет тарифы в рамках договора;
• видит назначение внутри заявки;
• назначает экипаж;
• подтверждает или отклоняет выполнение;
• фиксирует фактическое выполнение;
• участвует в документообороте.

Поэтому простой справочник контрагентов не описывает полноценную модель подрядной работы.

Договор как основа взаимодействия

В StillDoc техника Подрядчика доступна Заказчику через договор.

Карточка договора определяет:

• наименование;
• роли сторон;
• дату начала;
• дату окончания;
• порядок оплаты дороги;
• форму оплаты;
• срок оплаты;
• отсрочку;
• автоматическую пролонгацию;
• необходимость ЭЦП.

Роли сторон могут включать Заказчика, Подрядчика и Субподрядчика.

Таким образом, договор определяет не только юридическую связь между двумя компаниями, но и их функцию внутри процесса.

Техника и тарифы в договоре

Для Подрядчика договор связан с конкретными единицами техники.

В настройках тарифов StillDoc указываются:

• техника;
• базовый тариф;
• НДС;
• итоговая ставка;
• единица измерения;
• связанный файл или изображение.

В текущем интерфейсе используются разные единицы измерения:

• тонна × километр;
• километр;
• кубический метр;
• литр;
• час;
• тонна.

Эти параметры затем используются при подборе техники и расчёте стоимости заказа.

Как техника становится доступной Заказчику

Заказчик не выбирает произвольную машину из общего списка всех компаний системы.

Подрядная техника становится доступной в рамках действующих договорных отношений.

При создании заявки StillDoc позволяет:

• подобрать технику по договорам;
• отфильтровать технику конкретного Подрядчика;
• использовать собственную технику.

В списке подрядных вариантов отображаются компания, техника, тариф, договор и единица измерения.

Так связь с договором сохраняется непосредственно в момент назначения техники.

Назначение подрядной техники

После выбора подрядной техники формируется заказ.

Он связывает:

• исходную заявку;
• компанию-Подрядчика;
• конкретную технику;
• экипаж;
• участок или маршрут;
• период;
• тариф;
• объём;
• стоимость;
• документы.

Подрядчик получает заказ в собственном кабинете.

Для принятия требуется назначить экипаж.

Если выполнение невозможно, заказ может быть отклонён с указанием причины.

Так коммуникация между Заказчиком и Подрядчиком фиксируется внутри одной операции.

Собственная техника Подрядчика

В кабинете Подрядчика гараж является основным реестром техники.

По машине хранятся:

• тип;
• марка;
• модель;
• государственный номер;
• год выпуска;
• регистрационные документы;
• VIN или идентификационный номер;
• бортовой номер;
• статус;
• вид владения;
• документы;
• фотографии;
• экипаж.

Для владения могут использоваться различные варианты: собственность, аренда, лизинг и другие предусмотренные системой формы.

Таким образом, договорная техника связывается с конкретной машиной Подрядчика, которая выполнила работу.

Что такое субподряд в StillDoc

Субподряд возникает, когда Подрядчик использует для исполнения заказа технику другой компании.

В StillDoc для этого предусмотрена отдельная вкладка договора «Субподрядчики».

Она позволяет выбрать другой договор и сопоставить технику с входящими и исходящими коммерческими условиями.

Это позволяет описать ситуацию, при которой одна компания получает заказ по одному тарифу, а технику для выполнения работы привлекают по другому тарифу.

Входящий и исходящий тариф

Для субподрядной техники StillDoc связывает:

• входящий тариф;
• исходящий тариф;
• НДС;
• единицу измерения.

Пример структуры:

Заказчик → Подрядчик

Тариф между этими сторонами определяется их договором.

Подрядчик → Субподрядчик

Между ними действует другой договор и другая ставка.

Таким образом, одна выполненная работа может иметь несколько экономических уровней.

Система сохраняет эти уровни раздельно.

Почему тарифы нельзя сводить в одну ставку

Тариф верхнего договора не обязательно совпадает со стоимостью техники, которая выполнила работу.

Подрядчик может приобретать услугу Субподрядчика по одной цене и предоставлять её своему Заказчику по другой.

Это нормальная договорная модель посредничества.

Если система хранит только одну ставку на машину, она теряет экономику каждого отдельного договора.

Разделение входящих и исходящих тарифов позволяет сохранить коммерческие условия каждого звена.

Разграничение коммерческих данных

В многосторонней договорной цепочке каждая компания должна работать с условиями собственных договоров.

В модели StillDoc коммерческие тарифы разграничиваются по уровням отношений: Заказчик не получает автоматический доступ к внутренним тарифам нижестоящих Субподрядчиков.

Например:

Заказчик → Подрядчик: 6 000 ₽/час

Подрядчик → Субподрядчик: 4 800 ₽/час

Первая сторона работает со своим договором и своей ставкой.

Вторая — со своим.

Единая операционная система при этом не означает общую видимость всей коммерческой информации.

Многоуровневая цепочка субподряда

В модели StillDoc субподряд не ограничивается одним дополнительным звеном.

Подрядчик может привлекать Субподрядчика, а тот — следующего исполнителя.

В продуктовой логике предусмотрены цепочки вида:

Заказчик → Подрядчик → Субподрядчик → последующие Субподрядчики

При этом каждая связь основана на собственных договорных отношениях.

Для каждого уровня сохраняются отдельные тарифы и документооборот.

Какая техника фактически выполнила работу

При многоуровневом субподряде компания, получившая заказ, не обязательно является владельцем машины, которая фактически выходит на объект.

Поэтому в системе необходимо различать:

• сторону верхнего договора;
• сторону нижнего договора;
• фактического владельца техники;
• фактический экипаж.

StillDoc связывает технику Субподрядчика с соответствующей компанией и позволяет назначать её на выполнение заказа.

Это сохраняет происхождение техники внутри всей цепочки.

Экипаж Субподрядчика

Если фактически назначена машина Субподрядчика, экипаж должен относиться к владельцу или поставщику этой техники.

В продуктовой модели StillDoc при назначении субподрядной техники используются сотрудники соответствующего Субподрядчика.

Так фактическая машина и фактический человек остаются связаны между собой.

Это важно для выполнения, путевого листа и последующего документального учёта.

Подтверждение субподрядной техники

В разных компаниях процесс назначения чужой техники может быть организован по-разному.

Одна модель требует отдельного подтверждения со стороны владельца техники.

Другая предполагает, что Субподрядчик заранее делегировал Подрядчику право распределять его технику в рамках договорных отношений.

В модели StillDoc предусмотрена настройка необходимости отдельного подтверждения назначения Субподрядчиком.

Это позволяет учитывать разные уровни операционного контроля между компаниями.

Подключение следующего Подрядчика

При отсутствии собственной техники Подрядчик или Субподрядчик может включать в цепочку дополнительную компанию и использовать её технику для исполнения поступившего заказа.

Такой механизм относится к системе договорных и связей между компаниями и техникой.

Он не отменяет внешние требования конкретного объекта: пропускной режим, допуски, согласования и другие ограничения остаются отдельными условиями фактического выполнения.

Документы в субподрядной цепочке

Многоуровневая операция не означает появление одного общего документа между всеми компаниями.

Документальный процесс формируется в соответствии с конкретными договорными парами.

Условно:

Заказчик ↔ Подрядчик

имеют собственную договорную и документальную связь.

Подрядчик ↔ Субподрядчик

— собственную.

При следующем уровне появляется ещё одна отдельная связь.

Так документальная модель следует за договорами, а не только за физической машиной.

Субподряд и диспетчеризация — разные модели

Субподряд необходимо отличать от внешней диспетчеризации.

Субподрядчик

Участвует в договорной цепочке.

Предоставляет технику.

Имеет собственные тарифы и документы.

Может быть фактическим владельцем техники.

Компания-диспетчер

Может только распределять технику.

При описанном сценарии не участвует в оплатах между Заказчиком и Подрядчиком и не становится стороной закрывающих документов только из-за выполнения функции распределения.

Эти модели могут внешне выглядеть одинаково, поскольку обе компании участвуют в назначении техники, но договорный смысл у них разный.

Топливо в договорной модели

Для подрядной техники договор StillDoc содержит отдельный раздел учёта топлива.

По машине могут задаваться:

• норматив расхода;
• средний расход;
• зимний и летний расход;
• условия перерасхода;
• сторона оплаты;
• месячный норматив;
• данные о выдаче топлива;
• цена;
• марка топлива;
• фактически выданный объём;
• итоговая сумма.

Это позволяет учитывать топливные условия на уровне конкретного договора и машины.

Для подрядной модели это важно, поскольку сторона, оплачивающая топливо, может отличаться от фактического владельца техники.

Наработка подрядной техники

В кабинете Подрядчика StillDoc отображает накопленную наработку техники.

Она связана с исполненными заказами и путевыми листами.

Так техника используется не только как договорная позиция, но и как объект фактического учёта.

Система может связывать его с экипажем, выполнением и документами.

Замена подрядной техники

При отказе, поломке или изменении условий назначенная техника может быть заменена.

В текущем интерфейсе Подрядчик может заменить машину на совместимую технику из своего гаража.

В многоуровневой модели дополнительно может использоваться субподрядная техника.

При этом требуется сохранить связь между новой машиной, её владельцем, экипажем, тарифом и конкретным договорным уровнем.

Что происходит после выполнения

Фактическая работа переходит в путевой лист.

В StillDoc там фиксируются:

• техника;
• экипаж;
• время;
• маршрут;
• пробег;
• задания;
• простои;
• топливо;
• другие показатели смены.

Таким образом, договорная цепочка заканчивается не на назначении машины.

Фактический результат также связывается с конкретной машиной и документами.

Общая модель работы с Подрядчиками в StillDoc

Последовательность может выглядеть так:

договор → заявка → подтверждение → документы → выполнение.

При субподряде добавляется дополнительный уровень:

договор с Субподрядчиком → заявка → подтверждение → документы → выполнение.

Такая модель позволяет учитывать не только факт использования чужой машины, но и всю систему отношений, через которую эта техника попала на объект.

Источники

• Текущий интерфейс StillDoc
• Релизы StillDoc