ГИС ЭПД: что это такое и как подключиться

Что такое ГИС ЭПД

ГИС ЭПД создаёт единую государственную систему для сведений о перевозках.

Система начала работать 1 сентября 2022 года. Её развитие началось с автомобильного транспорта и постепенно расширилось за счёт новых типов документов и сценариев.

ГИС ЭПД выполняет несколько функций:

• получает электронные перевозочные документы от операторов ИС ЭПД;
• получает содержащиеся в них сведения;
• обрабатывает данные;
• хранит документы и сведения;
• предоставляет их органам государственной власти;
• обеспечивает государственный транспортный электронный документооборот.

ГИС ЭПД не является обычным корпоративным сервисом электронного документооборота. Компания не выбирает её вместо своей транспортной или учётной системы. ГИС ЭПД работает поверх инфраструктуры операторов ИС ЭПД.

Кто является оператором ГИС ЭПД

Оператором самой государственной информационной системы является Министерство транспорта Российской Федерации.

При этом в транспортном ЭДО существует ещё одно понятие — оператор ИС ЭПД.

Эти роли различаются.

Оператор ГИС ЭПД — Минтранс России.

Оператор ИС ЭПД — аккредитованная организация, информационная система которой обеспечивает взаимодействие участников перевозки и передачу документов в государственный процесс.

Смешение этих понятий приводит к ошибочным формулировкам о «прямом подключении» обычной компании к ГИС ЭПД.

Кто такие операторы ИС ЭПД

Оператор ИС ЭПД предоставляет участникам перевозочного процесса технологическую инфраструктуру для работы с электронными перевозочными документами.

Операторы включаются в соответствующий реестр и подключаются к ГИС ЭПД как поставщики данных.

Участник перевозки заключает с выбранным оператором соглашение об электронном документообороте перевозочных документов.

После этого работа может быть организована двумя основными способами:

• непосредственно в интерфейсе оператора;
• через интеграцию оператора с корпоративной информационной системой.

Минтранс подтверждает возможность интеграции технических решений операторов с существующими системами бизнеса.

Почему юридическое лицо не подключается напрямую

Официальная схема Минтранса предусматривает, что поставщиками данных в ГИС ЭПД являются операторы ИС ЭПД.

Подключение юридических и физических лиц непосредственно к ГИС ЭПД как поставщиков данных не осуществляется.

Это означает, что организация не получает отдельный технический канал в государственную систему для самостоятельной отправки своих перевозочных документов.

Базовый маршрут документа:

участник перевозки → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД.

При интеграции с корпоративным программным обеспечением:

корпоративная система → API или другой интеграционный механизм оператора → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД.

Какие документы уже входят в ГИС ЭПД

Минтранс указывает среди электронных перевозочных документов в системе:

• электронную транспортную накладную;
• электронный путевой лист;
• электронный заказ-наряд;
• электронную сопроводительную ведомость;
• электронный заказ или заявку;
• электронный договор фрахтования.

Перечень развивается по мере расширения государственной системы.

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат устанавливается для транспортной накладной и заказа или заявки при автомобильных перевозках, железнодорожной транспортной накладной, грузовой накладной при воздушной перевозке и экспедиторских документов.

При этом наличие документа в ГИС ЭПД и обязательность его электронной формы — разные характеристики. Наиболее наглядный пример — путевой лист: ЭПЛ поддерживается системой, но общая обязательность электронного оформления путевого листа с 1 сентября 2026 года не установлена.

Как выглядит обмен между участниками

В перевозке один электронный документ может последовательно дополняться сведениями нескольких участников.

В зависимости от вида документа и бизнес-сценария в процессе участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор и другие стороны.

Оператор ИС ЭПД обеспечивает технологический обмен документами, а ГИС ЭПД становится государственным процессом фиксации юридически значимых сведений.

При использовании разных операторов отдельное значение имеет роуминг — возможность корректного обмена между информационными системами операторов. Минтранс в 2026 году отдельно включал вопросы роуминга и обмена черновиками в подготовку рынка к обязательному ЭПД.

Какие данные нужны до отправки документа

ГИС ЭПД не создаёт сведения о перевозке вместо участников процесса.

До отправки документа должны быть определены:

• стороны операции;
• договорные отношения;
• перевозчик;
• транспорт;
• водитель или экипаж;
• маршрут;
• сведения о грузе;
• место погрузки;
• место выгрузки;
• даты и время;
• другие параметры конкретного документа.

Поэтому ключевой технологический вопрос состоит не только в подключении к оператору, но и в происхождении этих данных внутри организации.

Если одни сведения находятся в CRM, другие — в Excel, третьи — в системе мониторинга, а информация о фактической машине остаётся в переписке диспетчера, электронный документ требует дополнительной ручной консолидации.

При интеграционном подходе данные могут поступать оператору из системы, в которой уже ведётся операционная работа.

Веб-интерфейс оператора и интеграция

Для небольшого количества перевозок отдельный интерфейс оператора может быть достаточным.

Типовой процесс выглядит следующим образом:

• сотрудник получает сведения о перевозке;
• открывает систему оператора;
• создаёт документ;
• вносит данные;
• подписывает;
• передаёт его следующей стороне.

При большом потоке операций появляется другой сценарий.

Информация о перевозке уже была создана при работе с заявкой, назначенной техникой и маршрутом. Повторное заполнение отдельной формы становится дополнительной операцией.

Тогда используется интеграция:

операционный процесс → данные документа → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД.

Именно для такого варианта особенно важны API и другие средства интеграции оператора с корпоративным программным обеспечением. Возможность такой технической связки подтверждается Минтрансом.

КЭП и полномочия сотрудников

Для юридически значимого обмена требуется корректная модель подписания.

ФНС указывает на получение квалифицированной электронной подписи руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Для сотрудников, действующих от имени организации, используется КЭП и машиночитаемая доверенность.

Поэтому внедрение ГИС ЭПД связано с определением ролей сотрудников:

• кто создаёт перевозочный документ;
• кто заполняет отдельные сведения;
• кто проверяет документ;
• кто подписывает;
• кто вносит корректировки;
• кто имеет полномочия действовать при отсутствии основного подписанта.

Модель пользователей транспортной системы и модель юридических полномочий должны соответствовать реальному процессу.

Что происходит при недоступности ГИС ЭПД

По информации Минтранса, взаимодействие участников рынка идёт через операторов, поэтому временная недоступность ГИС ЭПД не должна автоматически останавливать перевозочный процесс.

Документы могут накапливаться на стороне операторов и передаваться в ГИС ЭПД после восстановления доступности.

Такая архитектура отделяет повседневный обмен между участниками перевозки от прямой доступности государственной системы в каждый момент времени.

Как ГИС ЭПД связана с работой спецтехники

В бизнесе спецтехники и транспорта электронный перевозочный документ обычно возникает после целого набора операционных действий.

Сначала существуют договорные отношения.

Затем появляется заявка с объекта.

Определяется техника.

При работе с Подрядчиком формируется заказ.

Назначается экипаж.

Уточняется маршрут.

После выполнения появляются фактические данные.

Поэтому документооборот связан с операционной работой.

Для информационной системы это означает необходимость поддерживать связи между записями, а не хранить каждый документ отдельно.

Какие данные уже ведутся в StillDoc

StillDoc связывает участников процесса через договоры, заявки и назначения техники.

В текущем интерфейсе подтверждены:

• договоры между компаниями;
• собственная и подрядная техника;
• договорные тарифы;
• участки;
• маршруты;
• обычные и интервальные заявки;
• назначения техники;
• назначение экипажа;
• фактическое выполнение;
• путевые листы;
• перевозочные сведения;
• электронная подпись;
• реестры и связанные документы.

Основная предметная цепочка продукта:

заявка → подтверждение → документы → выполнение.

Эта структура определяет место StillDoc в будущем транспортном ЭДО.

Заявка как источник перевозочных данных

В StillDoc заявка содержит не только название объекта и дату.

Для позиции задаются участок или маршрут, ответственное лицо, нужная техника, начало и окончание работы, объём, тариф, задания и другие параметры.

Дополнительно в заявке предусмотрены сведения транспортной накладной: грузоотправитель, грузополучатель, экспедитор, адреса погрузки и выгрузки, характеристики груза, масса, объём, число грузовых мест, упаковка и другие данные.

Это означает, что часть информации, необходимой для перевозочного документа, появляется до его формирования.

Договор как источник данных о контрагенте

Договор в StillDoc определяет роли сторон, срок действия, условия оплаты и требования к электронной подписи.

В кабинете Подрядчика договор также связывается с техникой, тарифом, НДС, единицей измерения и другими условиями.

При выборе подрядной техники Заказчик использует технику, доступную через действующие договорные отношения.

Поэтому сведения о стороне перевозочного или транспортного процесса могут быть связаны с конкретным договором, а не вводиться заново при создании документа.

Техника и экипаж

Гараж StillDoc хранит регистрационные и паспортные сведения техники, государственный номер, VIN или идентификационный номер, год выпуска, документы и другие характеристики.

У Подрядчика техника также связана с экипажем и формой владения.

После получения заказа Подрядчик назначает сотрудника экипажа и подтверждает выполнение.

Таким образом, фактическая машина и связанный с ней сотрудник определяются внутри работы компании до формирования итогового документа.

Маршрут и фактическое выполнение

В StillDoc предусмотрены участки и маршруты.

Маршрут может состоять из нескольких точек и плеч, для которых задаются адреса, расстояние и среднее время.

При фактической работе в путевом листе отражаются маршрут, задания, рейсы, пробег, одометр, простои и топливо.

Это формирует дополнительный слой данных, которые могут использоваться в документообороте.

Роль StillDoc в архитектуре ГИС ЭПД

StillDoc не должен позиционироваться как оператор ИС ЭПД.

Официальный порядок взаимодействия требует использования аккредитованного оператора для передачи документов в государственную систему.

Поэтому корректная модель:

StillDoc → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД.

StillDoc отвечает за связанный бизнес-процесс и исходные данные.

Оператор ИС ЭПД обеспечивает электронный обмен и передачу юридически значимых сведений в государственный процесс.

ГИС ЭПД обеспечивает государственную фиксацию, обработку и хранение этих данных.

Такое разделение ролей позволяет встроить обязательный транспортный ЭДО в существующий процесс работы с техникой без создания второго независимого учёта тех же объектов.

Что входит в подготовку интеграции

До технической интеграции требуется определить:

• Какие виды перевозочных документов возникают в процессе.
• Какие данные для каждого документа уже есть в StillDoc.
• Какие сведения должны поступать из других систем.
• Кто является участником каждого документа.
• Кто подписывает документ и какие полномочия ему необходимы.
• Какой оператор ИС ЭПД используется.
• Какие форматы документов поддерживаются оператором.
• Как обрабатываются исправления и изменения.
• Как работает роуминг с контрагентами.
• Какие сценарии должны быть протестированы до промышленного запуска.

Отдельно учитываются изменения в ходе перевозки: замена машины, замена водителя, отказ Подрядчика, изменение фактических показателей и другие события, которые должны корректно переходить из работы компании в документальный.

Источники

• Минтранс России
• ФНС России