Электронный заказ-заявка с 1 сентября 2026 года: что меняется и как работает ЭЗЗ

Что такое электронный заказ-заявка

В материалах ГИС ЭПД используется понятие электронного заказа (заявки). На практике также применяется сокращение ЭЗЗ.

Документ относится к организации автомобильной перевозки груза и фиксирует условия, на основании которых перевозчик принимает перевозку к исполнению.

Электронная форма не меняет назначение самого документа. Меняется способ его создания, подписания и передачи между участниками.

ГИС ЭПД поддерживает электронный заказ или заявку с 1 марта 2023 года. Документ входит в официальный перечень электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным путевым листом, заказом-нарядом, сопроводительной ведомостью и договором фрахтования.

До обязательного перехода электронный заказ или заявка использовался в добровольном режиме. С 1 сентября 2026 года для соответствующих автомобильных перевозок электронная форма становится основной обязательной формой.

Заказ и заявка — это не просто два названия одного поля

В официальных материалах часто используется объединённая формулировка «заказ (заявка)» или «заказ-заявка». При этом выбор конкретного документа связан с договорной моделью перевозки.

Минтранс в разъяснениях по практическим сценариям указывает, что договор на регулярные перевозки с заранее определёнными грузополучателями и временем доставки квалифицируется как договор об организации перевозки груза, для которого оформляется заявка.

Таким образом, документ возникает не изолированно, а в связи с договорными отношениями между сторонами.

Для разовой перевозки и для систематической работы в рамках заранее заключённого договора об организации перевозок документальная схема может различаться. Поэтому при настройке ЭЗЗ значение имеет не только технический формат, но и основание перевозки.

Что меняется 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года обязательному оформлению в электронном виде подлежат:

• транспортная накладная при автомобильной перевозке;
• заказ и заявка при автомобильной перевозке;
• железнодорожная транспортная накладная;
• грузовая накладная при воздушной перевозке;
• экспедиторские документы.

Минтранс отдельно подтверждает, что с этой даты все заказы и заявки при автомобильных перевозках должны оформляться электронно, кроме случаев, для которых предусмотрены изъятия.

До 1 сентября электронный заказ-заявка может использоваться через ГИС ЭПД добровольно. После вступления новых требований в силу бумажная форма сохраняется только в предусмотренных исключениях.

Где электронный заказ-заявка находится в цепочке перевозки

ЭЗЗ относится к этапу, на котором будущая перевозка ещё только организуется.

Упрощённая последовательность выглядит так:

договорные отношения → заказ или заявка → принятие перевозки → назначение транспорта → фактическая перевозка → транспортная накладная и другие связанные данные.

Поэтому информация из заказа-заявки может использоваться на следующих этапах.

Минтранс, например, указывает, что при сборных перевозках грузоотправитель может вносить в транспортную накладную сведения о перевозчике, водителе и транспортном средстве по данным заказа-заявки.

Связь между документами имеет практическое значение: данные, которые уже были определены на этапе организации перевозки, не должны формироваться независимо на каждом последующем этапе.

Кто участвует в формировании ЭЗЗ

Состав участников зависит от конкретной перевозки и договорной схемы.

На одном конце процесса находится сторона, инициирующая перевозку и передающая условия. На другом — перевозчик, который принимает обязательство выполнить перевозку.

В электронном документообороте действия каждой стороны фиксируются в установленной последовательности и выполняются через информационные системы операторов ИС ЭПД.

С 1 сентября 2026 года правила обмена электронными перевозочными документами устанавливают порядок направления документов и сведений между участниками и в ГИС ЭПД.

Это означает, что внутри организации заранее определяется, какие сотрудники участвуют в создании, проверке и подписании документа.

Как ЭЗЗ передаётся в ГИС ЭПД

Участники перевозки не передают электронный заказ-заявку непосредственно в государственную систему.

Документы направляются через аккредитованных Минтрансом операторов ИС ЭПД.

Базовая схема:

участник перевозки → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД

Если электронный заказ-заявка создаётся на основе данных внутренней корпоративной системы, схема может включать интеграцию:

корпоративная система → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД

Такой подход позволяет использовать сведения, которые уже были сформированы в операционном процессе, вместо повторного ввода тех же данных в отдельном интерфейсе.

Что необходимо подготовить для ЭЗЗ

Электронный формат требует структурированных и актуальных исходных данных.

Для формирования заказа или заявки значение имеют:

• стороны перевозки;
• договорная модель;
• сведения о перевозке;
• места выполнения операций;
• параметры груза;
• сроки;
• перевозчик;
• другие предусмотренные форматом сведения.

Часть этих данных известна до начала фактического рейса. Поэтому качество ЭЗЗ зависит от того, как организованы договоры, справочники и планирование перевозок внутри компании.

При отсутствии единого источника данных сведения приходится получать из нескольких систем или переносить вручную.

Электронная подпись и полномочия

Для юридически значимого электронного документооборота необходимо определить подписантов и их полномочия.

ФНС рекомендует для перехода на ЭПД получить КЭП на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Для сотрудников требуется КЭП с оформлением машиночитаемой доверенности.

Поэтому внедрение электронного заказа-заявки включает не только техническое подключение к оператору, но и распределение ролей:

• кто создаёт документ;
• кто проверяет условия перевозки;
• кто подписывает;
• кто вправе вносить изменения;
• кто действует при отсутствии основного сотрудника.

Электронная форма делает эти полномочия частью формализованного цифрового процесса.

Операционная заявка на технику и ЭЗЗ — разные понятия

При автоматизации спецтехники возникает терминологическое пересечение.

Внутри предприятия используется заявка на технику — рабочая заявка, которая фиксирует заявку с объекта Заказчика.

В ГИС ЭПД используется электронный заказ или электронный заказ-заявка — юридически значимый перевозочный документ.

Эти понятия нельзя отождествлять.

Операционная заявка отвечает на вопрос, какая техника нужна для выполнения работы.

ЭЗЗ относится к формализованному транспортному документообороту между участниками перевозки.

При этом данные двух типов данных могут пересекаться. Именно поэтому интеграция между операционной системой и процессом работы с ЭПД позволяет сократить повторный ввод.

Как устроена заявка в StillDoc

В StillDoc заявка является одним из центральных элементов процесса управления транспортом и спецтехникой.

Она может создаваться на конкретную дату или на интервал дат и содержать одну или несколько позиций.

Для позиции указываются:

• участок, адрес или маршрут;
• ответственное лицо;
• необходимая техника;
• начало и окончание работы;
• объём;
• тариф;
• единица измерения;
• задания;
• маршрут;
• экипаж и другие параметры.

Для подрядной техники выбор связан с действующим договором, контрагентом и тарифом.

После сохранения позиции внутри заявки появляется назначение, связанное с Подрядчиком, конкретной техникой, экипажем, сроками, стоимостью и документами.

Перевозочные данные в заявке StillDoc

В модели заявки StillDoc предусмотрен дополнительный блок перевозочных данных.

Он включает сведения о:

• транспортной накладной;
• грузоотправителе;
• грузополучателе;
• экспедиторе;
• адресах погрузки и выгрузки;
• грузе;
• массе;
• размерах;
• объёме;
• количестве грузовых мест;
• маркировке;
• виде тары;
• способе упаковки;
• дополнительных характеристиках груза.

Таким образом, часть сведений, необходимых для дальнейшего транспортного документооборота, уже может формироваться в операционной системе до создания ЭПД.

Договор как источник данных

Для подрядной техники StillDoc использует договорную модель.

Договор связывает компании, определяет их роли, срок действия и условия работы. У Подрядчика договорная схема включает тарифы на конкретную технику, НДС и единицы измерения.

При создании заявки Заказчик подбирает технику в рамках существующих договорных отношений.

Это позволяет связывать будущую перевозку не просто с наименованием контрагента, а с конкретным действующим договором и техникой, доступным по нему.

Для электронного заказа-заявки такая связь важна, поскольку юридический документ возникает на основании определённых отношений сторон.

Назначение техники и экипажа

После формирования заказа Подрядчик назначает экипаж и подтверждает выполнение.

StillDoc связывает заказ с фактической техникой и сотрудниками, которые должны её эксплуатировать.

Если техника меняется, операционная информация должна отражать фактическое назначение.

В электронном транспортном документообороте это особенно важно, поскольку данные конкретного перевозчика, машины и водителя используются дальше в связанных документах.

Минтранс отдельно рассматривает ситуацию замены водителя или транспортного средства уже в ходе перевозки: такие изменения должны отражаться в соответствующих электронных данных.

Связь ЭЗЗ с последующим выполнением

После принятия заказа перевозка переходит из плановой стадии в фактическую.

В StillDoc заказ связан с:

• техникой;
• Подрядчиком;
• экипажем;
• участком или маршрутом;
• периодом;
• тарифом;
• объёмом;
• стоимостью;
• связанными документами.

После выполнения фактические сведения используются в путевом листе.

Таким образом, операционная цепочка строится последовательно:

заявка → подтверждение → документы → выполнение.

Для ЭЗЗ значение имеет начало этой цепочки. Для последующих документов — фактические изменения и результат исполнения.

ЭЗЗ в интеграционной модели StillDoc

StillDoc не является оператором ИС ЭПД.

Передача электронного заказа или заявки в ГИС ЭПД должна осуществляться через аккредитованного оператора в соответствии с официальной моделью взаимодействия.

Корректная архитектура:

данные StillDoc → электронный заказ-заявка → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД

В такой схеме StillDoc отвечает за операционную часть: договоры, заявки, техника, участников и связанные данные.

Оператор ИС ЭПД отвечает за юридически значимый электронный обмен с участниками перевозки и государственной системой.

Это позволяет сохранить различие между внутренней заявкой на технику и формализованным электронным перевозочным документом, одновременно используя общие исходные сведения.

Что требуется для перехода на электронные заказы и заявки

Подготовка включает несколько направлений:

• Определение перевозок, в которых используется заказ или заявка.
• Проверку договорной модели регулярных и разовых перевозок.
• Актуализацию контрагентов.
• Определение источников данных о грузе и маршруте.
• Определение сотрудников, которые формируют и подписывают документы.
• Оформление КЭП и МЧД.
• Выбор оператора ИС ЭПД.
• Настройку работы с электронным форматом.
• Проверку интеграции с внутренними системами при её использовании.
• Тестирование изменений и корректировок до начала промышленной эксплуатации.

Электронный заказ-заявка находится в начале перевозочного процесса, поэтому его качество определяет согласованность значительной части последующих данных.

Источники

• Минтранс России
• ФНС России